Om personuppgifter

Boplats Syd AB (org nr: 556462-1083) är ansvarig för den personuppgiftsbehandling som sker inom ramen för vår verksamhet.

Boplats Syd värnar om din integritet och behandlar dina personuppgifter i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

Det är viktigt att du känner dig trygg med att dina personuppgifter hanteras på ett korrekt och säkert sätt. Vi vill därför att du ska veta vilka personuppgifter vi behandlar om dig, hur vi använder dessa och vilka rättigheter du har.

Nedan hittar du information om vilka uppgifter som Boplats Syd behandlar om dig, för vilka ändamål, den rättsliga grunden för behandlingen, hur länge uppgifterna sparas och dina rättigheter, inom ramen för kommunal bostadsförmedling reglerad av Lag (2000:1383) om kommunernas bostadsförsörjningsansvar.

Hur personuppgifter behandlas och samlas in

Boplats Syd samlar in personuppgifter från den registrerade, antingen via registrering på vår hemsida, via telefon eller vid annan kontakt med Boplats Syd.

Boplats Syd registrerar i normalfallet namn, personnummer, adress, e-post, telefonnummer och vid behov efterfrågade uppgifter i form av intyg.

För att personuppgifter i Boplats Syds register ska vara aktuella, inhämtar bolaget regelbundna adressuppdateringar från adresstjänster.

Känsliga personuppgifter

Boplats Syd behandlar endast känsliga personuppgifter när detta är nödvändigt för verksamheten och som en förutsättning för uppdraget. Detta med stöd av Lag (2000:1383) om kommunernas bostadsförsörjningsansvar.

Ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Boplats Syd hanterar generellt personuppgifter baserat på den rättsliga grunden uppgift om allmänt intresse. Detta utifrån uppdraget om kommunal bostadsförmedling och att bolaget är en kommunal myndighet.

Administration av bostadskön

Boplats Syd behandlar personuppgifter för att administrera förmedlingsrelaterad verksamhet och att kommunicera med registrerade. Denna behandling sker med stöd av den rättsliga grunden uppgift av allmänt intresse.

Du är inte skyldig att lämna dina personuppgifter till Boplats Syd. Om du väljer att inte lämna dina personuppgifter blir dock följden att du inte kan registrera dig i bostadskön och söka hyresbostäder.

Tillgodose förordningskrav och krav från uppdragsgivare

Boplats Syd behandlar personuppgifter för att tillgodose förordningskrav samt tillgodose behov från bolagsstyrelsen, moderbolaget Malmö Stadshus AB, Malmö Stad. Även för att tillgodose behov från andra myndigheter samt forskningsinstitutioner där det handlar om att kunna följa upp, utvärdera och kvalitetsgranska bostadsförmedlingens verksamhet, exempelvis budgetarbete, internkontroll, revision och statistikunderlag.

Denna behandling sker med stöd av den rättsliga grunden rättslig förpliktelse. Endast relevanta personuppgifter för ändamålet behandlas och avidentifieras i så stor utsträckning som möjligt.

Direkt marknadsföring

Boplats Syd behandlar bostadssökandes personuppgifter för marknadsföringsåtgärder avseende förmedlingsverksamhet, med stöd av den rättsliga grunden uppgift av allmänt intresse utifrån vårt berättigade intresse att marknadsföra våra tjänster och produkter för att kunna bedriva kommunal bostadsförmedling enligt Lag (2000:1383) om kommunernas bostadsförsörjningsansvar.

Samverkan med hyresvärdar

Boplats Syd behandlar personuppgifter om bostadssökande som vid kontraktsförslag delas med hyresvärdar.  Bostadsförmedlingen och hyresvärdarna har olika ändamål med sin behandling av personuppgifter och därför föreligger ingen biträdesrelation. Bostadsförmedlingens rättsliga grund för att lämna över personuppgifter till hyresvärdar grundas i uppgift av allmänt intresse.

Lagring av personuppgifter

Som kommunal myndighet ska bostadsförmedlingen följa offentlighets- och sekretesslagens samt arkivlagens regler för hantering av allmänna handlingar. Information som kommer in till bolaget blir allmänna handlingar. Huvudregeln är att allmänna handlingar ska bevaras. Detta omfattar även allmänna handlingar som innehåller personuppgifter och känsliga personuppgifter.

I bolagets informationshanteringsplan finns aktuella gallringsbeslut för de allmänna handlingar som efter en viss tid får raderas.

Boplats Syd är skyldig att spara räkenskapsinformation där personuppgifter kan förekomma i tio år enligt bokföringslagen.

Personuppgifter kan även sparas ytterligare tid än enligt lagkraven ovan, detta för att man i efterhand ska kunna följa upp, utvärdera och kvalitetsgranska bolagets verksamhet.

Boplats Syd raderar eller anonymiserar personuppgifter som det inte längre finns rättslig grund att behandla.

Överföring av uppgifter till annan myndighet

Boplats Syd är skyldig enligt olika lagkrav att på begäran överlämna de personuppgifter som statliga myndigheter eller Malmö Stad bedömer vara nödvändiga för att kunna fullgöra sina myndighetsuppgifter. Överföringen sker därmed med stöd av grunden rättslig förpliktelse.

Boplats Syd överlämnar i vissa fall personuppgifter till underleverantörer för marknadsförings-, informations- och uppföljningsändamål. Bostadsförmedlingen säkerställer då genom personuppgiftsbiträdesavtal att personuppgifter inte behandlas för andra ändamål än avtalat.

Överföring till tredje land utanför eu/ees

Vissa leverantörer kan ha en del av sin verksamhet i länder utanför Sverige eller EU/EES (s.k. ”tredje land”). Om vi för att tillhandahålla tjänsten till dig överför din data till en leverantör i ett sådant tredje land, vidtar vi lämpliga skyddsåtgärder och säkerställer att överförd data hanteras enligt gällande lag. Det finns länder som EU-kommissionen har beslutat att de uppfyller den nivå på skydd för personlig integritet som krävs. Vi skriver även regelmässigt avtal med våra leverantörer om att de är tvungna att tillämpa klausuler som EU-kommissionen har godkänt beträffande skydd för den personliga integriteten.

Sociala medier

Du ska aldrig skicka känslig information till oss via sociala medier, till exempel personnummer eller kontaktuppgifter till dig själv eller någon annan. Om integritetskänsliga eller andra känsliga uppgifter förekommer i Boplats Syds sociala medier tar vi bort dem. Detta då informationen även kan bli tillgänglig utanför EU/ESS och vi hänvisar till respektive tjänsts informationspolicy.

Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att få veta om och hur Boplats Syd behandlar dennes personuppgifter samt efter skriftlig, undertecknad begäran få ett registerutdrag över de personuppgifter som finns registrerade. 

Den registrerade har även rätt att begära rättelse av felaktiga eller missvisande uppgifter. Boplats Syd kan dock inte tillmötesgå önskemål om radering om dina personuppgifter behövs för att fullgöra vårt uppdrag eller det finns en annan laglig grund eller de framgår av en allmän handling.

Den registrerade har rätt att under vissa förutsättningar få ut de personuppgifter som rör denne som har lämnats till Boplats Syd i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format samt rätt att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet). Begäran om registerutdrag kan framställas till gdpr@boplatssyd.se.

Den registrerade har alltid rätt att avböja att dennes personuppgifter används för direkt marknadsföring, vilket inkluderar profilering i den utsträckning som denna har ett samband med sådan direkt marknadsföring.

Den registrerade har rätt att inkomma med klagomål på bostadsförmedlingens personuppgiftsbehandling antingen direkt till Boplats Syd eller till Integritetsskyddsmyndigheten.

Kontaktuppgifter